Controle de caixa escolar: veja como fazer e sua importância
28 de março de 2023
Desde escolas de educação infantil até universidades, manter um controle de caixa escolar preciso e organizado das receitas e despesas é fundamental. Isso almeja garantir a estabilidade financeira da instituição e evitar problemas futuros, especialmente quando o setor sofre com o fantasma da inadimplência.
Segundo levantamento realizado em 2022, mais de 30% das instituições de ensino no Brasil sofrem com a inadimplência, impedindo a previsibilidade financeira e afetando diretamente o cotidiano da instituição.
Além disso, ter controle da gestão financeira escolar também pode ajudar a identificar oportunidades para otimizar custos e realizar investimentos, permitindo que a escola utilize seus recursos da forma mais eficiente possível.
Neste conteúdo exclusivo, exploraremos os principais benefícios do controle de caixa escolar, bem como as principais estratégias e ferramentas que podem ser usadas para implementar essa prática de forma eficaz.
Se você é um gestor escolar ou trabalha na equipe financeira de uma instituição educacional, este post é para você. Confira!
- Afinal, o que é fluxo de caixa escolar?
- Qual é a importância do controle financeiro escolar?
- Dicas de como fazer uma boa gestão financeira escolar.
- Conheça agora a plataforma que vai transformar o controle financeiro da sua escola.
Afinal, o que é fluxo de caixa escolar?
Antes de falarmos sobre como realizar um fluxo de caixa escolar de maneira eficiente e destacar seus benefícios, é importante explicar o que ele significa.
Isso porque é muito comum que as pessoas confundam o fluxo com outras ferramentas financeiras, como por exemplo o orçamento.
O controle de fluxo de caixa escolar é uma ferramenta financeira que permite a gestão dos recursos financeiros de uma escola, desde o controle das despesas e receitas até a análise do saldo disponível em caixa durante um período determinado.
Ele serve como um instrumento que ajuda a identificar a movimentação financeira da instituição, ou seja, o registro do dinheiro que entra e sai do caixa da escola.
O controle desse fluxo é essencial para a organização financeira e a tomada de decisões estratégicas, e é sobre isso que vamos dar mais detalhes no próximo tópico. Acompanhe!
Qual é a importância do controle financeiro escolar?
Como já citamos, o controle do fluxo de caixa escolar é essencial para garantir a saúde financeira da instituição e para a tomada de decisões estratégicas.
Um controle eficiente dos recursos financeiros permite à escola manter, por exemplo, as contas em dia, investir em melhorias e cumprir com suas obrigações financeiras.
Estar atento à gestão financeira e utilizar corretamente ferramentas como o controle do fluxo de caixa, é fundamental para que a instituição de ensino tenha uma base e não sofra com as flutuações do mercado.
Para que você tenha uma ideia, só no estado de São Paulo, a inadimplência e a inflação provocaram um aumento acima dos 10% nas mensalidades na virada do ano letivo de 2022 para 2023. Esse tipo de situação afeta muitas vezes o fluxo de rematrícula e a campanha de novas matrículas.
Além disso, o controle financeiro escolar é importante por diversas outras razões:
- Tomada de decisões mais assertivas: o controle financeiro em uma instituição escolar fornece informações importantes para a tomada de decisões estratégicas, permitindo que os gestores tenham uma visão clara da situação financeira da escola e possam tomar decisões mais conscientes e embasadas em dados;
- Redução de custos: o controle do fluxo de caixa escolar permite também identificar gastos desnecessários e buscar formas de reduzir os custos, sem comprometer a qualidade do ensino e os serviços prestados aos alunos;
- Transparência e prestação de contas: investir em um sistema de controle de caixa também é importante para garantir a transparência na gestão dos recursos financeiros da escola e a prestação de contas aos sócios e investidores da instituição;
- Sustentabilidade financeira: uma gestão financeira escolar eficiente é fundamental para garantir a sustentabilidade financeira da escola, permitindo que a instituição mantenha suas atividades e invista em melhorias e inovações para os alunos e para a comunidade na qual está inserida.
Por essas razões, é fundamental que a escola adote um controle financeiro eficiente, com uma gestão responsável e transparente dos recursos financeiros, a fim de garantir o bom funcionamento da instituição e o bem-estar dos alunos, professores e colaboradores.
Mas você deve estar se perguntando como isso é possível, não é mesmo? Para descobrir, continue a leitura!
Dicas de como fazer uma boa gestão financeira escolar
As vantagens que uma instituição de ensino adquire ao controlar com mais eficiência seu sistema de fluxo de caixa são atrativas e podem ser utilizadas, quando alcançadas, como diferencial competitivo frente à concorrência.
Mas para implementar um bom controle de fluxo de caixa escolar, é necessário seguir alguns passos básicos, como:
- Registrar todas as receitas e despesas: o primeiro passo é fazer o registro de todas as movimentações financeiras da escola, sejam elas receitas, como mensalidades, matrículas, doações e patrocínios; ou despesas, como salários, fornecedores, manutenção, impostos, entre outros;
- Organizar os registros em categorias: depois de registrar todas as movimentações financeiras, é importante organizá-las em categorias para facilitar a análise. Por exemplo, despesas com pessoal, despesas administrativas, receitas com mensalidades, receitas com patrocínios etc.;
- Analisar o saldo em caixa: a partir das informações registradas e organizadas, é possível analisar o saldo disponível em caixa. Essa análise é importante para verificar se a escola está operando com lucro ou prejuízo, bem como para identificar possíveis falhas no processo;
- Planejar as ações futuras: com base nas informações registradas e analisadas, é possível planejar as ações futuras, como investimentos, cortes de despesas, reajustes de mensalidades, entre outras;
- Proporcionar maior previsibilidade nas entradas: investindo em uma plataforma que garante escalabilidade às entradas, como a Cyclopay, você garante mais segurança com cobranças automatizadas e dispõe de condições comerciais mais competitivas, conectando sua instituição a todas as adquirentes e proporcionando melhor experiência, oferecendo todos os meios de pagamento.
Além disso, é importante destacar que o controle de fluxo de caixa escolar precisa ser feito de forma constante e periódica, para que a gestão financeira da escola seja sempre eficiente e bem-sucedida.
A melhor forma de não sofrer com flutuações do mercado e tornar a gestão financeira mais previsível e saudável, é investindo em uma solução de pagamento por recorrência. Você sabe o que isso significa?
Se você não sabe ou quer entender mais sobre o assunto, fique atento ao próximo tópico!
Conheça agora a plataforma que vai transformar o controle financeiro da sua escola
Como explicamos, um dos grandes vilões da gestão financeira de uma escola são as flutuações, que desequilibram o caixa e dificultam a implantação de melhorias.
Sendo assim, já imaginou como seria o controle financeiro da sua instituição se você pudesse simplesmente automatizar o pagamento das mensalidades dos alunos?
Parece um sonho, não é? Mas implantar essa nova realidade na sua escola é mais simples do que você imagina.
A Cyclopay está revolucionando o modelo de cobrança das mensalidades das instituições, unindo tecnologia e expertise financeira em uma solução de vendas para o seu empreendimento.
Com recursos inteligentes e de fácil implantação, a Cyclopay proporciona à sua instituição um jeito descomplicado de gerir seu faturamento, garantindo facilidades e maior volume nas entradas, como:
- Programação de cobrança, que pode ser automatizada a partir da matrícula;
- Melhor experiência para os clientes que podem ter acesso a todas as formas de pagamento;
- Otimização do gerenciamento de contas a receber, que passa a contar com mais previsibilidade.
Além disso, você transforma o pagamento das mensalidades em um atrativo, já que o seu cliente pode acumular milhas por meio das cobranças realizadas no cartão de crédito.
Agora que você já conhece todos os benefícios que a Cyclopay oferece à sua instituição de ensino, o que você está esperando para ter mais volume de entradas e garantir mensalidades pagas com recorrência?
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